Техническое оснащение и оборудование архива.
В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность. Как получить разрешение на строительство на budavnik.by: пошаговая инструкция
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.
Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны:
а) комната для приема поступающих дел
б) комната для пораженных документов
в) рабочие комнаты для сотрудников
г) читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения
д) помещения для обезвреживания документов вентиляцией
е) комнаты для реставрации и переплета документов
Здания госархивов должны располагаться по возможности вдали от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также больших водоемов. При отсутствии специальных помещений под архив отводятся помещения, которые можно приспособить для хранилища. Из числа таких следует исключить чердачные и подвальные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы
Если архив имеет на хранении особо ценные дела, то для них желательно иметь отдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки. Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией.
Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см; проходы между стеллажами — 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом — 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей — 45; расстояние от пола до нижней полки — 20, а в цокольных этажах — 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой.
Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: высота — 220-240, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок — 35-40, расстояние между полками по высоте — 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа — 25-30 см; расстояние между полками — 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи, изготавливаемые промышленностью.
Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе картотечный и канцелярский шкафы, а также телефон.
Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура — полу герметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища. Основным противопожарным оборудованием являются углекислотные огнетушители.
В архиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества и хранить пищевые продукты.