Наиболее общие правила использования делового телефона
• По окончании делового телефонного разговора потратьте 3—5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанализируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок.
• Следует обратить внимание на то, что наше понимание друг друга при телефонных беседах хуже, чем при непосредственной встрече. В результате нередко возникают недоразумения. Вот пример одного из них.
Директор фирмы позвонил из другого города. «Завтра приезжаю в 11 часов. Пришлите машину». Секретарь, принявшая звонок, предупредила шофера, чтобы в 11 вечера он встречал шефа.
Назавтра в 11 утра позвонил директор и раздраженно спросил, почему его не встречают? Секретарь: «Иван Петрович, Вы же всегда приезжали вечером, я и подумала, что в 11 вечера .»
Комментарии излишни.
• Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно неразборчиво передаются числа и числительные. У 40 % менеджеров телефон отнимает более двух часов в день.
• Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.
• Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека позволительно.
• Если к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.
• В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на телефонные звонки.
• Заканчивает разговор тот, кто позвонил.