Функции и задачи информационной службы
В условиях рыночной экономики существует взаимосвязь между службой информации и службой маркетинга, которая в состоянии взять на себя всю маркетинговую работу, включая планирование. Если предприятие маленькое, то все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение, структура которого должна быть ориентирована на выполнение трех основных функций:
- сбор информации, анализ и прогнозирование
- формирование производственной программы
- осуществление рекламы и маркетинга.
Это подразделение может называться службой маркетинга или информационно-аналитическим отделом.
Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации, но с некоторыми оговорками. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном (стандартные формы статической отчетности), подготовленном для анализа виде. Таким образом, обозначаются основные задачи, стоящие перед информационной службой:
1) сбор, обработка и анализ внешней информации
2) сбор, обработка и анализ внутренней информации
3) на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений
4) оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций
5) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе
6) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы
Иногда бытует мнение, что ИС и экономическая служба дублируют друг друга. Экономическая служба ориентирована, прежде всего, на решение стандартных задач внутреннего учета. Одной из основных задач ИС является сбор, обработка и анализ самой разнообразной внешней информации. Экономической службой решаются задачи анализа и планирования текущей деятельности фирмы и ее подразделений, а также стратегического планирования. Здесь находится первая точка пересечения интересов ИС и экономической службы. ИС не решает стандартных задач учета – она является пользователем информации, полученной в результате решения данных задач другими подразделениями (экономической службой). И, наоборот, другие подразделения, в частности экономическая служба, являются пользователями информации, предоставленной ИС. Здесь вторая точка пересечения интересов. Деятельность экономической службы строго ориентирована на руководство фирмы и контролирующие инстанции. Деятельность ИС ориентирована как на руководство, так и на рядового сотрудника. Данные службы не дублируют, они взаимодополняют друг друга.
Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления – аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными. Основные задачи аналитического – это пункты 1,2,3 и 6 из выше перечисленного списка. Аналитическое подразделение разделяется на две составляющие. Одна из них ориентирована на решение стратегических задач (выявление тенденций, прогнозирование, стратегическое планирование), вторая – мониторинг текущих событий и решение тактических задач. Основными задачами информационного направления являются 4 и 5, а также часть от задач 1 и 2 – сбор и обработка информации. Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов, связанных с пунктами 4 и 5, и оказывает соответствующую помощь при решении задач 1,2,3 и 6 (18).
Систематизируем и обобщим основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы:
- информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал
- как правило, основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку
- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных рекомендаций
- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени
- отдельно следует выделить проблему представления информации. Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть лаконичной, конкретной, легко читаемой.
Перейти на страницу: 1 2