Информационное обеспечение
- отраслевая направленность работы фирм: комплекс отраслей (лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс и т.д.), отрасли здравоохранения, культуры, сельского хозяйства и их узкоотраслевые направления
- региональная направленность работы фирм: район Санкт-Петербурга, весь город, весь Северо-Запад или другие области и республики России, СНГ, зарубежные страны
- личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм (базовое образование, профиль, специализация, стаж и опыт работы, уровень знания иностранных языков, компьютерной подготовки и т.д.).
Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:
- сбор данных
- обработка данных и формирование информационных банков пользователей
- хранение информации
- поиск информации
- преобразование информации
- передача информации
Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требование полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.
Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и т.п.
Возникающий в ходе разнообразной предпринимательской деятельности информационный дефицит (недостаток или нехватка информации, перебои с информированием) предопределяет необходимость поиска информации, которая была бы способна его удовлетворить. Иными словами, поиску информации всегда предшествует появление информационного дефицита.
В наши дни, как и прежде, информационный дефицит необычайно разнообразен, но наиболее частыми являются три разновидности информационного дефицита:
- фактографический дефицит
- концептографический дефицит
- документальный дефицит.
Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и предоставление специалисту реально существующего факта (сведения, события), максимально соответствующего потребности. В настоящее время чаще других требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые (тематические), касающиеся в первую очередь профессиональной деятельности предпринимателей.
Обычно считается, что найти адрес просто. Но на самом деле далеко не всегда удается установить точный, достоверный адрес организации, предприятия, объединения. Даже в пределах нашего города поиск не всегда успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам. Например, фирма не заинтересована в рекламе, нет необходимости сообщать свои адресные сведения в силу желания изменить свой профиль деятельности или предполагается поменять адресные сведения, закрыть фирму, открыть новую и т.д. И в такой ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.
Другой пример – поиск статистических сведений может оказаться еще более длительным, особенно если необходимы конкретные факты. Выполнить и тем более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще возможно. И не потому, что специалист не знает источников информирования или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам – задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа к компьютерной информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в информационных сетях. Совсем нелегко найти объективные сведения о цене продукта или услуги. Предприниматель многократно сталкивается с указанием цен прежних, не соответствующих определенному периоду, региону, продукту, и источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический информационный дефицит.